PANDUAN PERMOHONAN PENDAFTARAN PERTUBUHAN

SEBELUM PENDAFTARAN

i. Mengadakan Mesyuarat Penaja minimum 7 orang (7 negeri bagi pertubuhan Kebangsaan) yang bersetuju:

a. Menubuhkan pertubuhan;

b. Nama pertubuhan (selaras dengan tujuan pertubuhan);

c. Alamat urusan pertubuhan;

d. AJK Penaja pertubuhan (pastikan AJK adalah tidak hilang layak di bawah Seksyen 9A Akta Pertubuhan 1966) ; dan

e. Meluluskan undang-undang (perlembagaan), termasuk lambang/bendera/lencana serta maksud bagi setiap ikon/warna.

ii. Menyediakan Minit Mesyuarat Penaja untuk rekod pertubuhan.

iii. Menyediakan fi RM30.00 untuk mendaftar.

iv. Daftar di www.eroses.gov.my (pemohon/SU perlu mempunyai alamat e-mel yang sah & aktif untuk memohon sebagai pengguna & mengaktifkan link serta menerima kata laluan).

SETIAUSAHA (PENAJA)

i. Mendaftar akaun pengguna eROSES

ii. Menggunakan emel yang sah dan berfungsi

iii. Aktifkan akaun dan isi maklumat peribadi

SEMASA PENDAFTARAN

i. Pendaftaran hendaklah dilakukan oleh setiausaha Penaja yang telah mengaktifkan akaun eROSES

ii. Setiausaha Penaja perlu mengisi maklumat-maklumat:

1. MAKLUMAT AM

a. Nama pertubuhan

b. Negeri pertubuhan

c. Taraf pertubuhan : Kebangsaan / Negeri / Lain-lain

d. Memilih Kategori pertubuhan:

e. Sub-kategori pertubuhan (akan dipaparkan setelah ‘kategori’ dipilih)

f. Pertubuhan bercawangan (jika ada cawangan)

g. Perlembagaan pertubuhan (guna perlembagaan JPPM / sendiri)

2. MAKLUMAT PERTUBUHAN

a. Alamat tempat urusan

b. Alamat surat-menyurat

c. Nombor telefon dan e-mel

3. AJK

a. Pengerusi

b. Timbalan Pengerusi

c. Setiausaha

d. Penolong Setiausaha

e. Bendahari

f. Ahli Jawatankuasa

Proses Pendaftaran

- Mengambil masa 5 hari bekerja jika tiada isu berbangkit.

- Makluman keputusan akan dimaklumkan melalui email.

SETELAH PENDAFTARAN DILULUSKAN

1. MESYUARAT PERTAMA

a. Pertubuhan boleh memilih untuk mengadakan mengadakan mesyuarat (agung) pertama dalam tempoh 3 bulan pertama atau setelah tamat tahun kewangan.

b. Penyata tahunan (pertama) dihantar melalui www.eroses.gov.my menggunakan modul Penyata Tahunan dalam tempoh 60 hari dari tarikh mesyuarat.

2. MESYUARAT AGUNG TAHUNAN / DWI TAHUNAN / TIGA TAHUN SEKALI

a. Pertubuhan perlu mematuhi kehendak perlembagaan dalam mengadakan mesyuarat agung termasuklah tempoh (jarak) di antara satu-satu mesyuarat.

b. Pengendalian mesyuarat agung perlu mengambilkira dan mematuhi:

i. Tempoh notis dalam memanggil Mesyuarat Agung.

ii. Korum lazimnya separuh dari jumlah ahli yang layak mengundi / dua kali ganda bilangan AJK, walau bagaimanapun ia berbeza mengikut perlembagaan pertubuhan.

iii. Notis perlu mengandungi maklumat tarikh, masa dan tempat.

iv. Sertakan agenda mesyuarat, minit mesyuarat yang lalu, penyata tahunan (termasuk penyata kewangan) dan borang cadangan / usul.

v. Agenda mesyuarat termasuklah perlantikan AJK, perlantikan juru audit, perlantikan pegawai awam, perlantikan pegawai harta, pindaan perlembagaan, perancangan aktiviti dan lain-lain.

vi. Bendahari sebelum itu perlu menyerahkan penyata kewangan kepada juru audit untuk diaudit.

vii. Penyata kewangan hendaklah dibentang dan disahkan semasa mesyuarat agung.

viii. Pindaan perlembagaan tidak boleh dibuat sekiranya korum mesyuarat tidak mencukupi.

c. Setiausa hendaklah merekodkan perjalanan mesyuarat dan mengemukakan penyata tahunan (setiap tahun) melalui www.eroses.gov.my menggunakan modul Penyata Tahunan dalam tempoh 60 hari dari tarikh mesyuarat.

d. Minit mesyuarat perlu dihantar kepada semua ahli dalam tempoh tiga (3) bulan selepas selesai mesyuarat.

3. PENGHANTARAN PENYATA TAHUNAN

a. Pertubuhan perlu mematuhi Seksyen 14(1), Akta Pertubuhan 1966 dalam mengemukakan penyata tahunan.

b. Penyata tahunan dikemukakan dalam tempoh 60 hari setelah mesyuarat selesai dijalankan atau pada tahun tiada mesyuarat agung, penyata tahunan perlu dihantar dalam tempoh 60 hari dari tamatnya tahun kalendar.

c. Penyata tahunan mengandungi maklumat lengkap berkenaan mesyuarat agung, barisan AJK (terkini), penyata kewangan (termasuk pendapatan dan perbelanjaan dari/keluar negara) serta butiran aset dan liabiliti pertubuhan.

4. PERMOHONAN PINDAAN PERLEMBAGAAN

a. Seksyen 11(1), Akta yang sama mewajibkan bahawa permohonan pindaan perlembagaan juga hendaklah dibuat dalam tempoh 60 hari dari tarikh keputusan (mesyuarat agung) bersetuju untuk meminda.

b. Peraturan 16, Peraturan-Peraturan Pertubuhan 1984, menetapkan fi RM10.00 dikenakan untuk proses ini.

c. Pindaan perlembagaan hanya boleh dibuat melalui mesyuarat agung.

5. PERMOHONAN PERLANTIKAN PEGAWAI HARTA & PEGAWAI AWAM

a. Seksyen 9(b), Akta Pertubuhan 1966 memperuntukkan 3 orang pemegang jawatan utama pertubuhan boleh dilantik dan disakan oleh Pendaftar sebagai Pegawai Harta.

b. Peraturan 16, Peraturan-Peraturan Pertubuhan 1984, menetapkan fi RM10.00 dikenakan untuk proses ini.

c. Seksyen 9(c), Akta Pertubuhan 1966 memperuntukkan seorang ahli pertubuhan boleh dilantik dan disakan oleh Pendaftar sebagai Pegawai Awam.

d. Peraturan 16, Peraturan-Peraturan Pertubuhan 1984, menetapkan fi RM10.00 dikenakan untuk proses ini.